Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 8) – Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

a) AB uyum sürecinde ülkemizle ve AB Komisyonunun faaliyetlerini takip ederek yerel yönetimleri ilgilendiren kısımlarda kurumu bilgilendirmek,

b) AB projeleri ve faaliyetleri ile ilgili kurumu ve kamuoyunu bilgilendirmek,

c) Valiliğimiz AB uyum ve Danışma ve Yönlendirme Kurulu üyeliği çerçevesinde çalışmalara katılmak,

ç) Yerel, ulusal ve uluslararası hibe duyurularını takip etmek ve ilgili konulara proje hazırlamak, hazırlanan proje makama sunulduktan sonra onay alınırsa meclis kararı alınır ve proje uygulaması başlar ya da projelerine ortak olmamızı isteyen kuruluşlarla gerekli koordinasyonu sağlamak ve gerekli protokolü oluşturup başkana sunmak,

d) AB uyum sürecinde yerel yönetimlerle ilgili mevzuat ve müktesebatını takip ederek ilgilileri bilgilendirmek, AB projelerinden Hayat boyu öğrenme, Gençlik programlarına yönelik projeler hazırlamak, ortaklıklar kurmak ve işlemlerini takip etmek,

e) Şehrimizde faaliyet gösteren tüm STK’lar ve Kamu Kurumları ile işbirliği yapmak ortak projeler üretmek ve üretilen projelere ortak olmak,

f) Kentin tanıtımına ve gelişimine katkı sağlayacak yurt içindeki ve yurt dışındaki yerel yöneticilerle işbirliği yapmak,

g) Belediyemize yabancı ülkelerden gelen heyetlere gerektiğinde temsil ve tercümanlık hizmeti vermek,

ğ) Belediyemize gelen yabancı dildeki yazı, belge ve dokümanların incelenip gerekli görülenlerin tercümesi ile birlikte birimlerimize ve ilgili kurumlara ulaştırmak,

h) Kentimizin kardeş kentleriyle olan ilişkilerinin organizasyonlar düzenleyerek pekişmesini sağlamak,

ı) İŞKUR Hizmet noktası ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

i) Birim personellerinin harcırah evrakların hazırlamak,

j) Her proje koordinatörü uhdesindeki projelerle ilgili dosyalama sistemini oluşturarak tüm yazışma ve evrak klasörlerine bilgisayar çıktısı şeklinde sırtlık yapıştırmak,

k) Birime ait genel yazışmalar yazının sevk edildiği personel tarafında kayda alınıp genel olarak kullanılan gelen-giden evrak klasöründe dosyalamak,

l) Birime gelen tüm resmi yazışmalar zimmet defteriyle teslim alınacak, giden yazılar zimmet defteriyle teslim etmek,

m) Personele sevk edilen ve zamana bağlı olan evraklar ile ilgili günlük rapor (sözlü bilgi) vermek,

n) Daire başkanlığına veya üst makama sunulacak evrakları şube müdürlüğüne sunmak,

o) Mevcut sistemin tüm çalışanların bilgisayarlarına kurulması ve kişilerin uhdesinde olan projelerle ilgili tüm yazışmaları kendilerinin kayda girerek takip etmek,

ö) Mali işlemlerle ilgili evraklar mali hizmetler biriminde kontrol ettirilerek işleme sunmak.