Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 10 – Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü görev, yetki ve sorumluluklar şunlardır;

a) Belediye hizmetlerini halka tanıtabilmek ve gerekli koordinasyonu sağlamak amacıyla toplantılar düzenlemek,

b) Belediye ve çalışanlarının halkla ilişkilerini olumlu yönde geliştirmek, Belediye ile kent halkı arasında etkili bir iletişim sistemi kurmak, bu amaçla öneri ve faaliyetlerde bulunmak,

c) Büyükşehir Belediyesi ve ASKİ hizmetleriyle ilgili şikayet, öneri ve sorunları ilgili birimlerle görüşerek çözüm bulmak,

ç) Bölgesel, ulusal ve uluslararası etkinliklere katılmak, bu tür etkinlikler düzenlemek ve ilişkileri artırmak,

d) Belediye ve kent halkı arasında etkili bir iletişim sistemi kurmak, bu kapsamda her türlü kitle iletişim araçları yanı sıra sivil toplum kuruluşları, sektörel gruplar, özel ilgi grupları ve hemşehrilerle çeşitli bilgilendirme toplantıları, halk günleri, panel, söyleşi, açık oturum gibi özel düzenlemeler yapmak,

e) Belediyenin diğer birimleri ile koordineli çalışarak yapılan faaliyetleri halka duyurmak,

f) Günün her saatinde görev yapan bir birim oluşturularak (ALO 153 Çağrı Merkezi) Belediye ile kent halkı arasındaki iletişimi güçlendirmek. Oluşturulan birimler şunlardır:

     1 – Alo 153 Çağrı Merkezi;

          i.Gelen çağrı operatör tarafından karşılanır ve anlık çözümlerde vatandaşa gereken bilgiyi vererek sistem üzerinden kaydı kapatır.

       ii.Gelen çağrı, farklı birimleri ilgilendiriyor ise operatör kaydı ayrıntılı bir şekilde alını ve ilgili birime sistem üzerinden anında iletilir. Oluşturulan kayıt İlçe Belediyelerini ilgilendiriyor ise aynı şekilde İlçe Belediyesinin ilgili birimine sistem üzerinden iletir.

           iii.Geri bildirim operatörleri çözüme ulaşan kayıtlarda vatandaşı arayarak konu hakkında bilgilendirme yapar.

     2 – Whatsapp İhbar Hattı (0535 454 01 01):

         i. Whatsapp üzerinden gelen görsel içerikli kayıtlarda bilgisayara entegre olan uygulama, operatör tarafından anlık görülür ve sistem üzerinden görsel ile birlikte ilgili birime iletir.

 
        ii. Geri bildirim operatörleri çözüme ulaşan kayıtlarda vatandaşı arayarak konu hakkında bilgilendirme yapar ve whatsapp ekibi vatandaşın görselinin öncesini ve sonrasını kolajlayarak vatandaşı aynı yoldan bilgilendirir.

     3 – Alo153 Saha Ekibi (Derman):

       i. Sosyal Belediyecilik gereği olarak vatandaş memnuniyetini yüksek tutulmasında büyük görev üstlenmekte vatandaşlarımızın dilek şikayet ve önerilerini yerinde inceler olumsuzluklar hakkında detaylı araştırmalar yaparak ilgili birime iletimini sağlar

            ii. Belediyemiz ve vatandaş arasında etkileşimin sağlandığı hızlı çözümün üretilmesi konusunda ilk adımdır.

iii. Gezici ekip tarafından saha araştırılması yapılarak vatandaş kayıtlarını yerinde inceleyerek olumsuzluklar hakkında detaylı araştırma yapar, görsellerini alarak Alo 153  iletir, Alo 153 tarafından ilgili birime görselleri yönlendirerek konunun çözüme ulaşması için gerekli bilgilendirmeleri yapar, ilgili birimden cevap gelmediği takdirde gezici ekip kaydın olduğu yere belli bir süre sonra tekrar giderek görselleri alır ve tutanak şeklinde bilgi formu görsel ile birlikte yeniden oluşturularak ilgili birimlere iletilir. Cevap verilmesi ve olumsuzluğun giderilmesi konusunda uyarılır.

     4 – alo153@adana.bel.tr;

  i. Mail olarak gelen vatandaş kayıtlarında sosyal medya sorumlusu kaydı alarak sisteme girerek ilgili birime anında gönderir.

 ii.Sosyal medya ekibi çözüme ulaşan kayıtlarda vatandaşa aynı yolla bilgilendirme yapar ve ilgili birimden cevap gelmediği durumlarda mail yolu ile birime uyarı yaparak gerekli bilgiyi alır vatandaşı bilgilendirir.

     5 – ABBalo153;

  i. Alo 153 çağrı merkezine ait resmi twitter hesabına gelen vatandaş kayıtlarında sosyal medya sorumlusu tarafından kayıt alınarak sisteme giriş yapmak ve ilgili birime iletmek,

  ii. Sosyal medya ekibi çözüme ulaşan kayıtlarda vatandaşa aynı yolla geri bilgilendirme yapar. Birimden cevap gelmediği durumlarda mail yolu ile birimi uyararak bilgi alır ve ilgili vatandaşı bilgilendirir.

4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu Kapsamında;

      1- Bilgi Edinme Servisi;

  i. Dilekçe hakkını kullanan (CİMER) vatandaşa en kısa sürede cevap ve isteğinin karşılanması amacıyla Belediye birimleri arasında koordinasyon sağlamak,

  ii. Bilgi edinme servisine e-posta yoluyla ulaşan başvurular ilgili yönetmeliğin 9. ve 10. Maddesi gereğince uygunluğu kontrol etmek ve 2 (iki) iş günü içerisinde ilgili Daire Başkanlıklarına göndererek, işleme alınan başvurulara istinaden gelen cevaplar e-posta ve SMS yoluyla başvuru sahibine iletmek,

  iii. Başvurulara 15 (onbeş) iş günü içerinde cevap vermek, başvuruya cevap vermek için bilgi ve belge erişimi farklı birimlerden temin edilmesi durumunda ise süre 30 (otuz) iş günü içerinde cevap vermek, ancak bu durumu başvuru sahibine bildirmek,

  iv. Başvurulara ait gerekli arşiv ve rapor çalışması yapmak,