Arşiv Şube Müdürlüğünün Görev Yetki ve Sorumlulukları

 MADDE 9- Arşiv Şube Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları şöyledir;

1) Arşiv Şube Müdürlüğü, Adana Büyükşehir Belediyesi Başkanlık Makamınca verilen ve birimlerden gelen uzun süre saklanılacak arşiv ile ilgili yazıları veya arşivlik malzemeleri belirli bir program ve plan dâhilinde mevzuatların öngördüğü süre ile kurum arşivinde saklamak ve korumakla yetkili ve sorumludur.

2) Arşiv Şube Müdürlüğü, müdürlüğe teslim edilen arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

Kurum Arşivi Şube Müdürlüğü arşiv malzemesi, arşivlik malzemenin korunması ve arşiv ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirleri almak,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasını sağlamak,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50 – 60 arasında tutulmasını sağlamak,

      ç) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimya maddelerinin kullanılmasını sağlamak,

d) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesini sağlamak,

        e) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesini sağlamak,

 f) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12 – 15 derece arasında) tutulmasını sağlamak,

g) Birimlerden teslim alınan malzemeyi uygun şartlarda muhafaza ederek, kayba uğramalarını önlemek,

ğ) Kurum arşivini kurmak ve idare etmek,

  h) Müdürlük, birim ve kurum arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretmek,

ı) Kurum arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek,

  i) Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif etmek ve hizmet sunmak,

j) Adana Büyükşehir Belediyesi arşivlerini düzenleme çalışmalarında elde edilen verilerin bilgisayar ortamına aktarılması ve değerlendirilmesi işlemlerini koordine etmek ve çıkan sonuçları değerlendirmek,

k) Ayıklama ve İmha Komisyonunun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden Başkanlık onayıyla görüş talep etmek,

l) Adana Büyükşehir Belediyesi arşivlerinin ayıklanması ve tasnifi sonucunda ortaya çıkan tarihi değerdeki malzemeleri kapsayan, araştırmalara açık kurum arşivi bünyesindeki “Belediye Tarihi Arşivini” oluşturarak yönetmelik hükümlerine uygun olarak araştırmacıların istifadesine sunmak,

m) Adana Büyükşehir Belediyesi Başkanlık Makamınca ve daire başkanlığınca verilecek diğer benzer görevleri ifa etmek.