Encümen Şube Müdürlüğü Görev Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 7- Encümen Şube Müdürlüğünün görev yetki ve sorumlulukları şöyledir;

1) Belediye Encümeninin haftalık toplantılarında görüşülmek üzere belediye birimlerince havalesi yapılan teklif yazılarının 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununun 16.maddesi ile 5393 sayılı Belediye Kanununun 33, 34, 35. maddeleri gereğince düzenlenerek encümen gündeminin oluşturulması ve belediye başkanı tarafından imzalanmasını sağlamak,

2) Gündemin encümen toplantısından önce encümen üyelerine teslim edilmesini sağlamak,

3) Encümene gönderilmiş olan teklif yazılarının encümen karar defterine yazılmasını sağlamak,

4) Karara bağlanmış teklif yazılarının sonuçlarının özet olarak Encümen Karar Defterine yazılmasını sağlamak,

5) Encümen kararlarının ilgili birimlere "Aslı Gibidir" ibareli, imzalanarak gönderilmesini sağlamak,

6) Encümen kararlarından bir adet asıl nüshanın toplantıya katılan üyelerin tamamı tarafından imzalanarak karar numarasına göre dosyalanması ile ilgili birimden gelen teklif yazısının asıl nüshasının yine encümen karar numarasına göre aynı dosyada muhafaza edilmesini (arşivlenmesini) sağlamak,

7) Encümen karar defterinin her oturum için kapatılıp encümen üyelerine imzalatılmasını sağlamak,

8) Encümen kararlarının arşivlenmesi ve istenildiğinde ilgililere arşiv evrakı olarak sunulmasını sağlamak,

9) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılan ihalelerde; encümen ihale komisyonu sıfatı ile toplandığından, ihale karar ve tutanaklarının bahse konu kanun hükümlerine göre düzenlenerek diğer encümen kararlarında yapılan işlemleri aynı şekilde uygulamak,

10) Encümen üyelerinin puantajını ve ödeneğini hazırlayarak ilgili birime göndermek,

11) Encümen toplantı salonunun kullanım yetkisi Başkanlıkta olup bilumum temizlik işlerinin Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığınca yapılmasını sağlamak,

12) Encümen Karar Defterinin yıl sonunda karara bağlayarak onaylanmasını sağlamak,

13) Adana Büyükşehir Belediyesi Başkanlık Makamınca ve daire başkanlığınca verilecek diğer benzer görevleri ifa etmek.