Yazı İşleri ve Genel Evrak Şube Müdürlüğü

MADDE 8- Yazı İşleri ve Genel Evrak Şube Müdürlüğünün görev yetki ve sorumlulukları şöyledir:

1) Gelen evraklar (fiziki veya sistem üzerinden gelen) teslim alınarak e – Belediye Sistemine kaydı yapılıp ilgili birim / birimlere havalesini sağlamak, fiziki olarak gelen evrakların asıllarını zimmetleyerek ekleriyle birlikte ilgili birimine göndermek.

2) KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hesabı üzerinden veya entegre kurumlardan gelen evrakları kabul etmek ve ilgili birimlere havale etmek,

3) KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hesabı ve E – Belediye Sistemi (Entegre Kurum) üzerinden gönderilecek evrakları göndermek,

4) Kurum dışına gidecek evrakların e – Belediye Sistemi üzerinden gönderileceği posta türünü seçmek,

5) İlgili birimlerce hazırlanarak kurum dışına gönderilecek posta veya kargo evraklarının zimmet defterine işlenip, anlaşmalı PTT şubesine teslim edilerek gönderilmesini sağlamak,

6) Gizlilik dereceli evraklar zarf üzerinde bulunan bilgilere istinaden kayıt edilerek Özel Kalem Müdürlüğüne havalesini yapmak ve evrakı zimmetle teslim etmek,

7) Belediye başkanının görmesi gereken evrakı daire başkanının görüşüne sunmak,

8) Adli ve idari yargı makamlarından, noter ve icra dairelerinden gelen hukuki nitelikteki yazılar, ihtarnameler ve bildirileri gecikmeye mahal bırakmadan doğrudan ilgili birimlere havalesini sağlamak,

9) Adana Büyükşehir Belediyesi Başkanlık Makamınca ve daire başkanlığınca verilecek diğer benzer görevleri ifa etmek,